摘要 由于机电安装工程各类型差异较大，因此工程施工过程中的资料管理细节无统一模式。本文就机电安装工程中资料分类、资料储存及资料查阅等作了较为规范的说明，对机电安装过程中
摘要：由于机电安装工程各类型差异较大，因此工程施工过程中的资料管理细节无统一模式。本文就机电安装工程中资料分类、资料储存及资料查阅等作了较为规范的说明，对机电安装过程中资料管理有一定指导作用。
关键词：机电工程;安装;资料管理
0引言
由于机电安装工程类型繁多，不同的单位工程其分部分项工程类别、数量不一，因此对施工过程中资料管理要求不同。通过已往对施工现场多个项目资料检查，发现项目资料管理中存在很多问题，主要是项目管理人员对项目资料如何存放不统一、不规范、项目资料存档不及时存放以及项目资料查阅困难等。
推荐期刊：《机电一体化》(月刊)创刊于1995年，由上海图书馆、上海科技情报研究所主管，上海科学技术文献出版社主办，中国电工技术学会机电一体化专业委员会协办。本刊为中国科学论文统计源期刊、中国学术期刊数据登录期刊、中国核心期刊(遴选)数据库收录期刊。
通过对多个项目现场资料管理的审核和改进，以及结合公司资料归档情况，提出了对项目资料管理一些管理建议，并将管理建议通过公司技术管理工作推广到各项目部，使公司各项目资料管理上得到很大的改进。
1项目资料类别划分
项目资料管理中出现的问题，很大原因是由于项目前期对资料管理策划不合理和不够细致所致。因此要作好项目资料管理，首先应对项目资料管理进行策划，其中资料合理分类是资料管理的关键。
资料分类可按项目规模大小、项目施工阶段、项目管理职能及其他特殊要求进行划分。
1.1按项目规模大小划分可分为大、中、小
一般一个合同业个大类，对于工程量较大的项目，可将一个单位工程或一个相对独立的较大分部分部工程作为一个大类。中类为一个分部或分项工程，对于较复杂的独立设备也可作为一个中类。小类为一个分项工程或一个设备。
1.2按施工阶段划分
一般为开工准备阶段、施工过程阶段、竣工验收阶段
1.2.1开工准备阶段资料
①项目成立任命文件。
②合同交底记录。
③策划文件，包括施工组织设计、质量计划、专项技术方案、施工工艺、应急预案、环境和职业健康安全管理规定、文明施工管理规定等文件。
④项目总工组织项目部对评审合格的策划文件进行综合交底文件;各专业工程师分专业进行专项交底文件。
⑤环境因素识别、评价一览表;危险源识别、评价一览表，重要环境因素和重大危险源清单。
⑥收发文记录、图纸收发记录、标准规范记录、各类往来登记记录等，新开发设计的表格。
⑦收集当地的法律法规文件，法律法规清单。
⑧本项目施工人员台帐及附件(考勤表、特种持证作业人员统计表、特种作业人员证书复印件、专业技术人员清单)。
1.2.2施工过程控制阶段资料
①图纸会审记录。
②施工用材料总计划和设备(包括计量检测设备)设施等使用计划(材料计划表、检测设备配备计划书、入库单、领料单、寻价表、签订的采购合同、相关证明文件等)。
③设备(包括检测设备、仪器仪表等)、设施、施工用材料、劳保用品发放台帐，完善项目借、领用制度(各类台帐、发放领用台帐、领料单、材料计划表、借用卡帐等)。
④各专业工程技术人员对施工班组进行交底记录。
⑤基础测量定测记录、项目施工用电安全检查记录。
⑥设备责任人员铭牌、设备维护保养记录、设备鉴定记录、合格证、校验证明等。
⑦施工过程中质量、环境、职业健康安全的自、互检及专项检查记录;安全劳保用品的佩戴情况检查记录(施工日志、各类检查记录、不合格报告、整改报告、申报专检表等)。
⑧顾客财产档案(双方交接清单、开箱记录、开箱附件等)。
⑨产品/各工序防护记录、值班检查记录、铭牌、废物处理协议、资质证明资料等。
⑩施工过程中各工序质量控制记录。輥輯訛施工过程的服务记录。与顾客沟通的传真、信函、工作联系单、会议纪要、顾客满意度调查表等。輥輰訛各类会议记录、培训记录等。輥輱訛应急演练相关记录、应急演练评价等。
1.2.3竣工验收阶段资料
①项目部组织本公司有关职能部门、顾客、设计方开展交工验收活动的记录。
②收集、汇总交工验收资料，并报送送相关方审核、接收的记录。
③顾客满意度调查表、工作联系单、信息卡等。
1.3按管理职能划分
文件按管理职能划分文件，主要是根据项目组织机构管理职能分工，进行资料管理分类。如项目合同经济管理文件、技术质量管理文件、行政综合管理文件、资料采购管理文件、安全环境管理文件等等。
1.4其他特殊要求进行划分
文件一些工程项目中的某一分项工程、或某一设备因有特殊管理需要，或须专门部门(机构)认定，应对资料进行单独建档管理。如消防工程、特种设备施工工程等。
2项目资料存放
2.1项目资料的形成
项目施工前，项目部应制定本项目文件和记录管理制度，规定外来文件的来源和审阅程序，规定本项目的文件和记录的编制(填写)、审批程序等。施工过程中按规定程序形成的文件、记录都作为本项目的资料进行归档管理。
2.2项目资料的存放
①项目资料存放一般应设有专门资料室，小型项目应有专门资料柜。资料存放室应有防火、防盗、防潮、防尘、防晒以及防害虫破坏的功能，因此必须根据本项目资料室特点配备相应的设备设施。
②由于项目资料管理不同于公司档案室管理，资料仅为项目存续期间临时存放，但很多资料在项目实施过程中频繁使用。根据这个特点，项目在存放资料时，应按以上分类将各类资料分盒(袋)存放，如施工过程设备材料合格证应按分部(分项)工程单独作为一个档案盒(袋)存放，不得与其他分部(分项)工程材料合格证混装。③资料存放应有条理，同一个单位工程、同一个分部(分项)工程应存放在一个资料柜，并按编号顺序相邻存放，以便于查找。④资料的数字化。项目资料形成并存入项目资料室时，资料管理人员应将资料及时扫描，并保存为电子文档。电子文档应与资料实物相对应，按类别建立文件夹、子文件夹等。3项目资料管理与使用3.1资料的编号①在项目施工前，项目部应制定本项目的文件、记录编号原则，以指导施工过程中文件、记录编号，项目编号应简单明了，以避免重复编号。②项目资料管理人员应对每个资料盒(袋)进行标识。标识最好使用汉字简称，使用字母数字编号时，应有字母数字对应内容的说明。3.2建立资料清单目录①项目的每个资料盒(袋)均应建立资料目录清单，并且根据资料的增加和减少及时添加和删除相应目录内容。②资料目录清单分为纸质和电子文档，纸质目录清单应放在每一个相应资料盒(袋)最上面，电子目录清单一般采用电子表格，项目规模较大时应使用数据库建立资料目录清单。
3.3资料的查阅
①项目部应建立资料借阅管理制度，规定项目资料借阅管理流程。如项目外来文件审阅的级别和传递方式，各类资料的借阅权限，资料借出归还时间规定等。
②项目资料借出时，借出人应填写借阅单，并按借阅权限进行审批。项目资料管理人员应将资料借阅情况及时登记至资料目录清单上，包括纸质目录清单和电子目录清单。其中电子目录清单上应清楚记录借阅人、借阅审批人、借出日期和借出期限。
4资料的作废与销毁
4.1项目部在工程施工前应制定项目资料作废与销毁管理制度。
4.2项目资料一般应保存至项目结束并汇总存档，但下列情况可以按规定程序作废并销毁：
①本单位形成的无效资料，如编写、填写错误的文件和记录。其他方形成的错误文件资料应由文件发放方收回，发放方不收回时项目应长期保存。
②多余的副本资料。
4.3作废资料由于资料员填写资料作废报告，报项目负责人批准。
4.4作废资料管理员、汇同资料填写人员进行销毁，并填写资料销毁记录。
5结束语
项目资料管理是机电工程施工中一项重要的工作，通过在笔者所在公司机电工程项目中推广该项目资料管理方法，使公司项目资料管理更加规范，避免因资料管理失误造成的项目损失，提高了项目管理水平。
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