摘要 摘 要：科技报告管理体系是一项涉及主体多、覆盖面广、协调难度大的综合系统。山西省目前所运行的省级科技报告呈交流程已不适应实际管理工作的需求，为实现对呈交流程的优化，
摘 要：科技报告管理体系是一项涉及主体多、覆盖面广、协调难度大的综合系统。山西省目前所运行的省级科技报告呈交流程已不适应实际管理工作的需求，为实现对呈交流程的优化，需对科技报告呈交系统进行架构再造，使其与山西省科技计划管理系统无缝衔接、互联互通。介绍了山西省科技报告呈交流程与系统的现状，分析了影响科技报告呈交流程进度的因素，提出了科技报告呈交流程优化与系统构建的改进方案。
关键词：科技报告;流程优化;系统构建
1 课题研究的背景和意义
自 2013 年开始，我国开始进行科技报告建设的实际工作，当年印发了《国家科技计划科技报告管理办法》，并由中国科学技术信息研究所开发了科技报告管理系统，其中包括呈交系统、审核系统、共享系统三大子系统。此后，多个省区市在本地区的科技报告管理中应用了该系统，并相继开通了科技报告的呈交与共享服务。
山西省出台的《山西省科技计划科技(专项、基金)报告管理办法》《深化省级财政科技计划(专项、基金)管理改革方案》《山西省省级财政科技计划(专项、基金等)项目管理专业机构管理暂行规定》等政策文件，均对推进山西省科技报告制度建设工作提出了明确要求。
2016 年，山西省科学技术厅依托山西省科学技术情报研究所专门成立了“科技报告中心”，并成功应用中国科学技术信息研究所研发的科技报告管理系统，部署开通了山西科技报告管理系统。从 2016 年开始，在山西省科技计划新立项目的合同书(任务书)中已经明确要求，项目承担单位须呈交科技报告的类型、时限和数量。
2017 年 6 月，科技部发布了《关于加快地方科技报告制度建设的通知》。按照通知要求，同时在总结山西省科技报告中心 2 年多运行管理经验的基础上，本文梳理出了科技报告呈交管理中存在的问题，这些问题影响了系统运行的流畅度，增加了管理人员和科研人员的工作量。为解决问题，需要优化科技报告呈交流程，对科技报告呈交系统改造升级，使科技报告呈交系统与山西省科技计划管理系统实现互联互通，减少呈交用户的操作步骤，实现科技报告呈交流程中各个管理主体的审核责任。
2 山西省科技报告呈交管理现状与问题分析
2.1 山西省科技报告呈交管理现状
为更好地将科技报告工作纳入科技计划项目管理流程，确保各类科技报告完整呈交，山西省科学技术厅按照科技报告收录与项目验收工作相衔接的原则，在 2016 年山西省科技计划管理改革中，将科技报告纳入各类项目报告的编写大纲，成为项目报告中相对独立的一部分，项目组需取得科技报告收录证书后方可进行项目验收。同时，在山西省科技计划管理系统原有的申报平台基础上，扩展功能，增加科技报告呈交模块，使科技报告的呈交与项目申报、项目结题验收渠道保持一致。山西省科技计划管理依托“山西省科学技术报告呈交系统”实现非涉密科技报告的统一呈交，涉密项目的科技报告需另通过机要渠道呈交。
山西科技报告管理系统由呈交系统、审核系统和服务系统 3 个单元组成。系统上线以来，截至 2018 年 11 月，已累计受理、审改、上传科技报告 507 篇，其中包括国家项目报告 142 篇及通过本系统呈交的省级项目报告 365 篇。按照原系统设计方案，基本能够满足要求，为科技报告工作的开展提供了支撑和保障。
2.2 山西省科技报告呈交流程
项目申报人登录“山西省科学技术厅”主页，点击 “山西省科技计划管理信息系统”目录下的“科技报告信息平台”，点击后在页面右上方点击“报告呈交”或直接登录“山西省科技报告呈交系统”主页，项目申报人提交项目基本信息表后，呈交系统管理员将系统登录授权码发给项目申报人，项目申报人按照操作步骤完成科技报告填写并提交，经过项目人员自审、项目承担单位审核及科技报告中心人员进行的形式审核后，审核合格方视为科技报告呈交工作完成。科技报告呈交流程如图 1 所示。
2.3 山西省科技报告呈交管理中的问题
2.3.1 科技报告呈交系统与科技计划管理系统没有深度互通据不完全统计，全国已有福建、江西、陕西、湖南、江苏、四川、辽宁等省份的科技报告呈交系统嵌入了计划管理系统，而山西省科技报告呈交系统与科技计划系统的账号没有实现统一，只是简单地在原科技计划申报平台增加了科技报告呈交模块的入口，所以申报用户除了科技计划管理的账号，还需要再申请一个科技报告的账号。由于科技报告呈交系统相对独立，所以科技报告的用户申请账号时无法直接调用原注册信息，还需填写申请表，由人工审核，不仅延长了科技报告的流程时间，也增加了科技报告管理用户的工作量。
2.3.2 科技报告各管理主体的审核责任不到位由图 1 可知，在科技报告呈交的整个流程中，没有体现出科研项目的组织单位与专业管理机构的审核责任，项目验收时如果评审专家指出了错误或提出了修改意见，之后再由申报用户加工修改过的科技报告没有呈交渠道。
2.3.3 科技报告数据的可见性与可见权限由于国家政策及申报用户的自身需求，在科技报告的呈交流程中需要对文本及数据有一定的保密措施，而目前的呈交系统无法区分不同管理用户的审核权限，例如在验收时，提供给评审专家的科技报告是否需要脱密处理等。另外，目前的呈交系统没有提供给申报用户最终通过审核的科技报告下载功能，申报用户只能在线浏览，如果该报告是延期公开的，则申报用户在保密期内无法查看自己的科技报告，这与实际管理工作脱节。
2.3.4 元数据与状态信息不完善申报用户填写的科研项目及科技报告的元数据编辑功能不完善，如标题中的上下标无法设置;由呈交系统导入审核系统的辑要页中只提取了作者的固定电话信息，其他手机号码等联系方式不全，不方便审核员与作者联系;呈交系统后台可查项目基本信息，但该系统无法检索，随着报告数量快速增长，搜索报告信息难度增加;目前管理员直接提取的证书信息和实际所需不一致，需在浏览目录里搜索，造成制证时间的延长;当科技报告通过审核时，系统没有主动发送状态通知用户。
3 山西省科技报告呈交流程优化与系统构建
3.1 科技报告呈交系统运行管理分工
(1) 山西省科学技术情报研究所科技报告中心主要承担全省科技报告收藏、管理和服务工作。主要工作有接收、审核、保存和管理科技报告;开展科技报告共享服务，推动科技报告开发和交流利用;协助开展科技报告宣传培训工作。
(2)山西省自动化研究所主要承担科技报告服务系统建设、运行和维护;负责与国家科技报告服务系统的数据对接，定期汇交公开科技报告和解密解限的科技报告。系统运行时涉及的用户技术问题、数据库操作及向中国科学技术信息研究所提交运维报告等由山西省自动化所负责。
(3)山西省科技厅信息中心主要负责系统硬件及安全维护等。
三方需要做好协调沟通工作，并由专人负责。
3.2 呈交流程优化
(1) 推进山西科技报告呈交系统与计划管理系统的无缝连接，将科技报告呈交系统嵌入科技计划管理系统，作为科技计划项目全过程信息化管理的重要环节，统一作者账号，不再使用授权码，作者在科技计划管理系统已经填写过的基本信息可以直接在科技报告呈交时使用，避免了账号重复申请、信息重复填写等冗余环节。
(2)在改造后的科技报告呈交系统中，要增加项目承担单位、组织单位及专业管理机构的线上审核环节(见图 2)。对于提交使用范围为“延期公开”的科技报告，其单位管理员用户、组织部门用户及验收专家只能审核基本信息和辑要内容，如科技报告编号、标题、摘要、是否涉密、延期时限等，不能查看报告全文，其他管理用户可以审核报告全文。申报用户如果提交的是“延期公开”科技报告，还必须同步提交经过脱密或简化的科技报告文本，以供单位管理员用户、组织部门用户及验收时评审专家审核查阅。
(3)完善流程节点的结构设置，如将最终的科技报告收藏环节后置，在项目通过验收后，向科技报告中心呈交完善后的科技报告，科技报告审核通过并取得收录证书后，才能通过项目验收，领取验收证书，这样可以最大限度地保障所收录科技报告的完好性。
3.3 系统构建设想
3.3.1 系统用户分配利用科技计划管理系统中现有的用户设置与改造后的科技报告呈交系统中的管理用户共同完成呈交流程(见图 2)。
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(1)申报用户：负责撰写、修改和呈交科技报告。在系统原来的项目任务书中增加科技报告计划指标，如类型、数量、完成单位和时间节点等。该用户填写的基本信息可以在管理系统与科技报告呈交系统中通用，在提交科技报告时只需要补充完善基本信息及上传所需文件即可。该用户在提交文档前，可以先下载科技报告及承诺书模板并在线下完成，之后再上传到验收材料中(科技报告可以代替技术报告)，完成科技报告呈交。
(2)承担单位用户：督促项目组按要求组织科研人员撰写科技报告，统筹协调项目(课题)各参与单位共同推进科技报告工作。负责本单位所承担项目(课题)的科技报告审查和呈交工作。
(3)组织单位用户：按照科技报告管理程序，督促项目(课题)承担单位按要求开展科技报告工作。审查和呈交相关科技报告。
(4)专业管理机构：对科技报告的使用范围、相关任务书指标、报告的内容格式、是否涉密、是否延期及延期时限等进行审核;审核通过后，项目可启动验收程序。验收时评审专家可以对科技报告质量进行打分，数据录入科技报告系统，以实现对科技报告质量的把控。
(5)科技报告中心：项目验收后，申报用户根据评审专家提出的意见进行科技报告的修改完善，通过呈交系统提交科技报告材料，系统由数据接口将元数据及报告文件导入审核系统，中心审核人员进行格式审查及加工，最后进入服务系统进行收藏和共享，同时将元数据、文件及收录证书等信息反馈回科技计划管理系统。
上述科技报告管理主体的审核功能逐级递进，每一级的科技报告所处状态都应通知到申报用户的账号中。如果科技报告材料未通过某一级的审核，则由该级管理员向用户提出审核意见，将意见及所有相关材料退回到申报用户，用户对基本信息及报告文本重新修改后再提交到验收材料中替换原来的数据，再次逐级上报。
3.3.2 构建数据通道和完善相关功能通过在科技计划管理系统嵌入科技报告呈交模块，收集科技报告管理系统 (包括审核系统与共享系统)运行所需要的科技报告元数据和报告文本数据等，再通过程序接口使两个管理系统对接，将科技报告数据信息传输到审核系统，经过审核加工后，数据信息进入共享系统并能够反馈回科技计划管理系统。
保留原有的呈交系统及接口作为预备，为将来科技管理体系改革后的不同部门及不同领域的科技报告呈交预留窗口。
4 结语
我国在科技计划项目中全面开展科技报告制度建设工作起步时间较晚，相较于发达国家来说此项工作的实际经验较少，管理制度尚需不断完善，各省市的科技报告管理办法也需不断修订，以适应不断发展的科技报告管理工作需求。科技报告的管理工作尚有很大的改进空间，如电子证书代替纸质证书、证书真伪由二维码验证、科技报告纳入科研诚信管理、已提交的科技报告作为下一个科研项目立项评估的加分项、立项前进行科技报告相似性检测应用等。随着科技报告工作的不断开展，需要设计更加合理的科技报告呈交、审核和共享服务系统，支撑和促进科技报告制度和体系的建设工作。
参考文献
[1] 苗军，宋剑明，廖奇梅，等.福建省科技报告呈交系统构建研究[J].中国科技资源导刊，2017，49(4)：103- 109.
[2] 王永胜，董建忠，贾志琦，等.山西省科技报告制度体系建设现状及对策研究[J].山西科技，2018，33(1)： 17-21;25.
[3] 科技部关于印发《国家科技计划科技报告管理办法》的通知[EB/OL](. 2013-10-11).http：//www.most.gov. cn/mostinfo/xinxifenlei/fgzc/gfxwj/gfxwj2013/201310/t2013 1015_109768.htm.
[4] 关于印发《山西省科技计划(专项、基金等)科技报告管理办法》的通知[EB/OL](. 2016-02-16).http：// www.sxinfo.gov.cn/fzjhc/44131.jhtml.
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