摘要 摘 要：在当前网络环境中, 要促使档案管理现代化, 加强各项事务管理, 为社会提供创新性服务。本文对信息网络环境下的档案创新服务手段与服务领域的拓展进行了探讨。 关键词：信
摘 要：在当前网络环境中, 要促使档案管理现代化, 加强各项事务管理, 为社会提供创新性服务。本文对信息网络环境下的档案创新服务手段与服务领域的拓展进行了探讨。
关键词：信息网络; 档案; 服务手段; 服务领域; 资源共享
1 引言
档案管理人员的主要任务是不断对档案信息资源进行开发, 并加以利用, 积极创新档案服务, 为社会各项事业的进步做出应有的贡献。在信息网络环境下, 档案管理人员应创新服务手段与服务领域。
2 服务手段的创新
2.1 建立联网数据库, 方便网上查询检索
档案馆 (室) 都在内部创建了自己的局域网, 但档案管理人员还要以企事业单位的网站为平台创建自己的网页, 主动上传档案的数据信息, 把档案管理数据系统与企事业单位的网站联为一体, 这样, 就可很方便地在网上检索档案信息, 为用户提供便捷的服务。档案管理人员应充分利用好网站平台, 充分创建好档案信息的资源数据库, 尤其要注重建好电子文件的全文数据库, 能够在网站上对电子文件进行实时管理, 使档案信息资源全部实现数字化并进入数据库, 通过网络进行档案信息服务, 进行自动化的档案管理, 并且完善相关法律法规。例如, 创建目录管理的数据库, 把档案目录发布在网上, 可以很方便地进行检索。
2.2 通过电子文件 (档案) 数据管理中心进行服务
档案馆 (室) 应主动和企事业单位的信息管理部门进行合作, 共同组建电子文件 (档案) 数据管理中心, 这个中心应位于企事业单位的档案馆 (室) , 使之成为企事业单位信息资源库的一个重要部门。电子文件 (档案) 数据管理中心主要对网站中不同单位归类后的电子文件进行集中管理, 这样可通过网站进行限制性文件查询, 也可提供非保密电子文件的检索。
2.3 自动实现电子文件的上传与收集
把单个计算机上存在的电子文件汇聚起来是档案管理人员的重要工作。在目前的信息网络环境下, 档案管理人员必须摒弃传统的工作方式, 可以在网上处理电子文件, 通过下载与上传的操作就能处理电子文件。档案管理人员可建立工作窗口, 用于通过网页自动上传电子文件, 这样能够最及时地收集电子文件, 然后储存在档案馆 (室) 的服务器上, 并进行归档。管理部部门、互联网的用户及下级, 有时都需要通过网站传送一些非保密性的档案, 这就需要档案馆 (室) 研究开发一种“电子文件自动上传归档系统”。通过这种软件, 电子文件的全文即可经由联好网的电脑, 很方便地上传给档案服务器, 并进行归档。
2.4 在线进行服务
传统上对档案的运用, 如直接去档案管理部门、现场观看档案展览、阅读档案公布件, 在现今的信息网络时代, 必然会产生或大或小的变化。计算机与信息网络的普通给社会各行各业带来了巨大的变化, 并且人们非常看重信息的及时性, 渴望经由信息网络快速地得到真实的各类信息。手工落后的档案管理方式早已落伍, 必定要顺应时代发展使用自动化的现代档案管理方式。档案管理部门可在网上定期设立特定的专题, 使用户能够检索相关数据, 管理人员要通过电子邮箱、QQ群等与档案使用者进行即时的交流, 对他们关于档案材料的各种疑惑问题进行解答, 为之提供查询的方便。
3 服务领域的拓展
3.1 进行社会化的全方位信息服务
以前档案管理部门主要是为企事业单位服务的, 而现在必须为社会进行全方位服务。党政机关与企事业单位的全部社会活动中都会出现需要使用或可能需要使用档案信息的组织与个人, 档案管理部门要为之提供服务, 但也要为一些特殊使用的人提供有针对性的服务。在高度发达的信息网络社会, 人们对各类信息有迫切的需要, 并且, 社会发展程度越高, 从事研究、技术与管理的各行业人员越加需要更为庞大的信息。信息网络环境下的档案管理人员要为多主体提供档案、图书、文件与情报等方面的全方位信息服务。
3.2 创建服务实体, 提供综合服务
当今社会信息网络高度发达, 档案管理人员不能只甘当档案的保管者, 还要着眼于开发档案信息, 并为使用者提供服务;档案馆 (室) 不应再单纯作为收藏档案的地方, 必须发展成为汇聚档案信息的处理中心与交流中心。档案馆 (室) 在信息网络社会必然要进行信息化改革, 在坚持对社会进行档案信息服务宗旨的前提下, 应创建服务实体, 主要从事档案信息的搜集、处理、储存, 并提供检索与查询服务。档案管理人员要面向社会主义建设, 主动开发档案信息, 进行综合服务。可帮助检索恰当的科技信息, 并引进高新技术, 生产优质产品;开发有利企业进行结构调整的经济信息;搜集市场信息, 寿命企业进行产品营销;为企业提供法律信息, 以维护自身经济利益;为城区规划和发行提供房地产信息, 打造美好家园。
3.3 进行横向合作, 使信息实现资源共享
社会各行业飞速发展, 人类接触与掌握的信息知识急剧倍增, 某个单独的档案部门根本无法对所有的信息知识进行收集、分析、归类与储存, 更谈不上全部加以利用。档案、情报与图书等机构应该进行横向合作, 组建统一的信息服务系统, 统一进行管理, 编制联合目录, 而这必须以资源共享作为基础。联合目录是同时反映两个及以上档案馆 (室) 所收档案文件的目录。联合目录能够使档案信息使用者快捷地得到更为丰富的信息与情报, 同时, 各档案管理部门也可通过网络使资源相互补充, 提高储存资源的使用效率, 储存空间、人员与资金不足的矛盾也很好地得到缓解。以资源共享为基础, 各级档案馆 (室) 可根据自身实际, 建设得更加富有特色, 更具体有专业性。
参考文献
[1]彭玲.新时代信息网络环境下的档案管理途径探索[J].城建档案, 2018 (1) .[2]毛业博.信息网络环境下我国档案在线服务工作研究[J].兰台世界, 2017 (6) .
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